Organisatieontwikkeling
De organisatie is in ontwikkeling. De nieuwe strategische visie van Horst aan de Maas vraagt om een bijgestelde koers voor de organisatie. In 2020 is in de samenleving en bij alle stakeholders opgehaald waar Horst aan de Maas op zou moeten focussen richting 2025.
Nu we dit weten beantwoorden we vervolgens de vraag hoe we als gemeente (organisatie, college en gemeenteraad) invulling geven aan de grote opgaven voor ons als lokale overheid. Deze vraag is relevant voor alle beleidsthema’s en voor alle contacten met inwoners, bedrijven en bezoekers van de gemeente. Medio 2021 startte de gemeentesecretaris samen met de organisatie met het proces voor de organisatieontwikkeling. Begin 2022 bood de organisatie een bidbook aan. Hierin staat de globale visie op de organisatie en een start van het proces om te transformeren.
De wereld om ons heen verandert. Dat vraagt iets van ons: van de manier waarop we intern en met partners samenwerken; van hoe we ons opstellen richting inwoners en met hen in gesprek zijn; van taken en rollen van medewerkers en leidinggevenden; van de manier waarop onze organisatie is ingericht; en waarschijnlijk nog van tal van andere zaken. Soms gaat het goed. Maar het kan beter! Hoe zorgen we ervoor dat we top diensten leveren waar inwoners blij van worden? Hoe zorgen we ervoor dat we de goede dingen doen? En dat werken in en voor de gemeente onze medewerkers en de samenleving nog meer energie geeft.
Gelijk met dit ontwikkeltraject werken we aan directe concrete verbeterslagen op verschillende plekken in de organisatie. De dienstverlening is niet altijd adequaat ingericht. Dit moet anders. De gemeenteraad heeft hier middelen voor beschikbaar gesteld.
De pandemie had en heeft nog steeds impact op mensen en organisaties, ook de onze. Impact in positieve en negatieve zin. We hebben veel geleerd over anders werken, maar we mistten elkaar in de samenwerking. Nu is het aan de organisatie om de positieve flow door te trekken naar de toekomt. Samen met het bestuur en onze inwoners en ondernemers.
Werkgever en positie op de arbeidsmarkt
Een belangrijk aandachtspunt in de ontwikkeling van de organisatie is het toekomstgerichte uitdagende perspectief dat we als werkgever bieden. We werken aan onze profilering als werkgever, op basis van de organisatievisie en een gerichte arbeidsmarktcommunicatie. De huidige arbeidsmarkt is zeer krap. We zijn inventief en creatief in het proces van werving en geven vaak medewerkers intern de kans om door te groeien. Dit vraagt een omgeving waar medewerkers in vertrouwen mogen leren, fouten mogen maken en daar de ruimte voor krijgen. Via instrumenten als SPP (strategische personeels-planning), talentmanagement en opleiding en ontwikkeling.
We kenmerken onszelf als een ‘doe-gemeente’. Een prima eigenschap om resultaatgericht te zijn mits er ook ruimte is voor (strategische) denkkracht. Hier maken we werk van. We organiseren dit dicht bij het bestuur.
Ook een inspirerende werkplek draagt bij aan goed werkgeverschap. De medewerkers faciliteren we voor het werk dat ze doen, en dat kan heel verschillend zijn. Uitgangspunt is dat we naar buiten gaan en daar het gesprek met de inwoners en ondernemers voeren. In het gebouw is er dan ruimte voor informeel en formeel overleg en ontmoeting. Door de pandemie zijn nagenoeg alle medewerkers in staat om (deels) thuis te kunnen werken. We houden hier (deels) aan vast. We krijgen ruimte in het gemeentehuis en benutten deze beter en efficiënter, passend bij de organisatievisie en de moderne tijd. Medio 2021 besloot de raad in te stemmen met een (administratieve) begrotingswijziging hiervoor. Eind 2021 zijn de investeringen (in het gemeentehuis) via een aangenomen motie vooralsnog stilgelegd. Dit in afwachting van de verbeterslagen in de organisatie/dienstverlening. De afspraak is dat het college bij de raad terugkomt met een plan.
Groeiende organisatie
Op meerdere plekken in de organisatie is de formatie groeiende. Bijvoorbeeld bij vergunningverlening of binnen het sociaal domein. Ook toezicht en handhaving is weer terug in Horst aan de Maas na het ontbinden van de gemeenschappelijke regeling met Venray. Dit alles betekent dat ook de ondersteunende bedrijfsvoerings-diensten mee ontwikkelen. Denk daarbij o.a. aan juridisch advies, inkoop en-aanbesteding, financiën, communicatie, facilitair, HRM en informatievoorziening. In het bidbook vragen we hiervoor aandacht en zijn er middelen beschikbaar gesteld.
Samenwerking bedrijfsvoering Horst aan de Maas en Venray
De samenwerking tussen Horst aan de Maas en Venray op het gebied van Informatievoorziening, HRM, KCC/Burgerzaken en Financiën loopt. Begin 2021 nam de raad het besluit om daadwerkelijk te gaan samenwerken op de hiervoor vermelde gebieden. De samenwerking biedt mogelijk oplossingen voor vraagstukken met betrekking tot kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten en innovatie van de dienstverlening. De samenwerking evalueren we in q4 van 2022 (kort) en in q1 van 2023 (uitgebreider). De samenwerking op automatiseringsgebied (ICT-infrastructuur) met Venray verloopt voorspoedig, deze samenwerking bestaat al langere tijd. Behalve een geharmoniseerde ICT-infrastructuur is de dienstverlening met betrekking tot de digitale werkplekken, (mobiele) telefonie en ICT-infrastructuur met elkaar geïntegreerd. Op de andere gebieden van informatievoorziening verloopt de samenwerking ook voorspoedig en wordt er al meer en meer gewerkt volgens het principe ‘één proces, één systeem en één team.
Werken aan de toekomst -digitale transformatie, service- en datagericht werken
Bedrijfsvoering onderscheidt zich in het werken vanuit de servicegedachte gebruiksgemak, snelheid en kwaliteit van de (interne) dienstverlening. Hierbij houden we rekening met de maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen en zijn we kostenbewust. We werken meer en meer flexibel en op wisselende locaties en maken intensiever gebruik van de digitale werkomgeving. Verder zetten we meer en meer in op het gebruik van data voor sturing en beleidsvorming en in onze dienstverlening (data-gedreven werken). Hiervoor wordt een datastrategie verder ontwikkeld. We blijven verder ontwikkelen in de ‘digitale transformatie’ en doen dit in afstemming met de VNG en de landelijk vastgestelde ‘Digitale Agenda 2020 – 2024’.